fsDesk Pro elastyczna aplikacja do obsługi zgłoszeń, którą dopasujesz do sposobu pracy swojej firmy. Konfigurujesz formularze, statusy, SLA i uprawnienia tak, jak potrzebujesz — bez kompromisów i obejść. Dzięki temu dostajesz system szyty na miarę klientów i procesów, a zespół pracuje szybciej, czytelniej i zawsze zgodnie z umową.
Aplikacja daje pełną elastyczność konfiguracji. Do formularzy zgłoszeń dodasz własne pola niestandardowe, dzięki czemu zbierasz dokładnie te informacje, których potrzebujesz w Twojej branży. Dopasujesz pola zgłoszenia do umów z klientem - określisz zakres wymaganych danych, zależności między polami oraz określisz czasy SLA. Możesz także tworzyć listy kontrolne dla różnych rodzajów zgłoszeń — tak, by technicy zawsze realizowali zadania zgodnie z ustalonym standardem.
Lista zgłoszeń daje pełny obraz bieżącej pracy serwisu w jednym miejscu. Na liście od razu widzisz zgłoszenia powiązane z umowami kluczowymi, a także zgłoszenia przeterminowane, które wymagają szybkiej reakcji. Czytelne oznaczenia pomagają ustalić priorytety i pilnować SLA bez przekopywania się przez szczegóły każdego zgłoszenia. Dodatkowo lista wspiera działania masowe: zaznaczasz kilka zgłoszeń naraz i wykonujesz grupową zmianę statusu, co znacząco przyspiesza pracę przy większej liczbie spraw.
W module Umowy możesz precyzyjnie ustawić zasady obsługi dla każdego klienta. Dla jednej umowy skonfigurujesz różne typy zgłoszeń (np. awaria, przegląd, konsultacja), a dla każdego z nich określisz osobne czasy reakcji i realizacji SLA. Dzięki temu system automatycznie pilnuje terminów zgodnie z ustaleniami kontraktowymi.
Zdefiniujesz godziny pracy, w których przyjmowane i liczone są zgłoszenia — np. tylko w dni robocze 8:00–16:00 lub w trybie 24/7. To sprawia, że terminy SLA są liczone uczciwie i dokładnie tak, jak zapisano w umowie, a Twój zespół ma jasne priorytety od samego początku.
Widok realizacji zgłoszenia to centrum całej pracy nad sprawą — w jednym miejscu masz pełną, uporządkowaną historię jej przebiegu. System automatycznie zapisuje wszystkie kluczowe informacje: dodane notatki, wykonane czynności, załączniki oraz komentarze zespołu. Aplikacja rejestruje również czasy realizacji — takie jak czas pracy czy okresy wstrzymania — dzięki czemu możesz na bieżąco kontrolować SLA i analizować efektywność zespołu.
Funkcja rejestracji czasu pracy nad zgłoszeniem pozwala technikom szybko i wygodnie ewidencjonować wykonane działania. Przy każdym zgłoszeniu możesz zapisać przepracowany czas, opisać zakres wykonanych prac oraz wskazać, kiedy prace były prowadzone lub wstrzymane. Dzięki temu powstaje rzetelny dziennik realizacji, bez ręcznych notatek i domysłów.
Zarejestrowane czasy służą zarówno do kontroli obciążenia i efektywności zespołu, jak i do rozliczeń z klientem — zgodnie z ustaleniami w umowie i SLA. To przejrzyste dane, które można łatwo wykorzystać w raportach i fakturowaniu, a klient ma jasny wgląd w to, za co dokładnie płaci.
W aplikacji możesz łatwo skonfigurować podwykonawców, jeśli część prac serwisowych zlecasz na zewnątrz. Każdemu podwykonawcy nadajesz własne konto i zakres uprawnień, dzięki czemu ma on dostęp wyłącznie do tych zgłoszeń, które zostały mu przekazane do realizacji. To zapewnia bezpieczeństwo danych i przejrzysty podział odpowiedzialności.
Dodatkowo możesz określić, do obsługi jakich umów dany podwykonawca jest przypisany. Dzięki temu podczas przekazywania zgłoszenia system automatycznie podpowiada właściwego wykonawcę, a cała współpraca przebiega szybciej i bez pomyłek. Masz pełną kontrolę nad zleceniami, a podwykonawca widzi dokładnie to, czego potrzebuje, by sprawnie wykonać zadanie.
Funkcja "dodaj pole zgłoszenia" pozwala dopasować formularz dokładnie do Twoich procesów. W konfiguracji możesz zdefiniować własną nazwę pola oraz wybrać jego typ, tak aby zbierać tylko te informacje, które są naprawdę potrzebne przy obsłudze klienta.
Dla pól w formie list rozwijanych określasz także dostępne wartości, dzięki czemu dane w zgłoszeniach są spójne i łatwe do raportowania. Co ważne, możesz ustawić uprawnienia do edycji dla poszczególnych typów kont — np. inne prawa dla techników, koordynatorów czy administratorów. Dzięki temu każdy widzi i uzupełnia tylko to, co powinien, a zgłoszenia pozostają kompletne i uporządkowane. Dodatkowo możesz zdefiniować zależności między polami, więc możesz dowolnie odzwierciedlić charakter zgłoszeń czy ustaleń umowy z Klientem.
W ustawieniach użytkownika możesz dopasować aplikację do swojego sposobu pracy. W profilu ustawisz zakres powiadomień mailowych dotyczących zgłoszeń — Ty decydujesz, o jakich zdarzeniach chcesz być informowany. Możesz też precyzyjnie określić, dla jakich produktów i klientów mają przychodzić powiadomienia. Dzięki temu otrzymujesz tylko te informacje, które są dla Ciebie istotne.
Dla zwiększenia bezpieczeństwa w profilu dostępna jest również opcja włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). To proste ustawienie znacząco podnosi ochronę konta i danych, do których masz dostęp w systemie.
Konfiguracja statusów zgłoszeń pozwala dopasować proces do każdego klienta. Każda umowa może mieć własne statusy techniczne, dzięki czemu proces obsługi zgłoszeń odzwierciedla ustalone zasady współpracy.
Przy definiowaniu statusów określisz ich widoczność (np. dla klienta lub podwykonawcy), to czy klient może je zmieniać, oraz ich znaczenie w procesie — np. zamknięcie zgłoszenia albo wstrzymanie/liczenie SLA. Dzięki temu statusy realnie porządkują pracę i kontrolę terminów.
Funkcja zastępstw pozwala płynnie utrzymać obsługę zgłoszeń podczas nieobecności pracownika. Możesz wskazać osobę zastępującą na czas urlopu lub innej przerwy, a system automatycznie przekaże jej dostęp do wszystkich zgłoszeń nieobecnego pracownika. Dzięki temu zastępujący może od razu przejąć sprawy i kontynuować ich realizację bez opóźnień. Zastępujący otrzyma także powiadomienia mailowe pierwotnie przeznaczone do pracownika zastępowanego.
Zastępstwo ustala się na konkretny, określony czas, po którym uprawnienia wracają do pierwotnego użytkownika. To proste rozwiązanie, które zapewnia ciągłość pracy i bezpieczeństwo obsługi klienta.
W fsDesk Pro to Ty decydujesz, gdzie znajdują się dane. System działa na Twojej infrastrukturze serwerowej, więc informacje o zgłoszeniach, klientach i pracy zespołu nie są przechowywane w zewnętrznej chmurze. Masz pełną kontrolę nad polityką bezpieczeństwa, kopiami zapasowymi, dostępem administracyjnym oraz zgodnością z wewnętrznymi procedurami i wymaganiami klientów. To rozwiązanie idealne dla firm, które chcą mieć dane zawsze "u siebie" i pod własnym nadzorem.
Możesz włączyć uwierzytelnianie dwustopniowe, które znacząco podnosi bezpieczeństwo dostępu do systemu. Logowanie wymaga nie tylko hasła, ale również jednorazowego kodu wysyłanego na e-mail użytkownika. Dzięki temu konto jest chronione nawet wtedy, gdy ktoś pozna Twoje hasło - bez kodu nie zaloguje się do aplikacji. To prosta, a jednocześnie bardzo skuteczna ochrona przed przejęciem konta.
Helpdesk Pro rozwija polska firma, co oznacza nie tylko lokalne wsparcie i szybki kontakt, ale też zrozumienie realiów pracy polskich przedsiębiorstw. Rozwiązanie jest projektowane z myślą o zgodności z europejskimi standardami ochrony danych, w tym RODO. Wybierasz system tworzony na miejscu, z jasnymi zasadami rozwoju i odpowiedzialności za produkt.
W systemie dostępne są szczegółowe poziomy uprawnień, które pozwalają kontrolować, kto widzi konkretne dane i jakie działania może wykonywać. Możesz korzystać z gotowych ról, takich jak administrator, koordynator, technik i klient, oraz dopasować je do własnej struktury. Dzięki temu każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do funkcji potrzebnych w swojej pracy, a wrażliwe informacje pozostają zabezpieczone przed nieautoryzowanym podglądem lub edycją.
Klienci korzystają z dedykowanego panelu, który udostępnia tylko niezbędny fragment systemu. Zobaczą wyłącznie swoje zgłoszenia, komunikację, statusy i załączniki, bez dostępu do danych innych klientów czy wewnętrznych informacji serwisu. Taki podział zapewnia bezpieczeństwo, porządkuje współpracę i daje klientom wygodny, przejrzysty wgląd w realizację usług — bez ryzyka ujawnienia szczegółów operacyjnych Twojej firmy.
Helpdesk Pro może wysyłać automatyczne powiadomienia e-mail o logowaniach, zarówno udanych, jak i nieudanych. Dzięki temu użytkownik i administrator od razu widzą, że ktoś uzyskał dostęp do konta lub próbował się zalogować bez powodzenia. To szybki sygnał ostrzegawczy i dodatkowa warstwa kontroli — szczególnie ważna w środowiskach, gdzie liczy się pełna transparentność dostępu do danych.
Wybierz pakiet dopasowany do Twojej firmy.